คุณเลิกนิสัยชอบส่งจดหมายหอยทากและเครียดเกี่ยวกับการกระทำง่ายๆในการจัดการกับซองจดหมายหรือไม่? นั่นคือสิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อคุณยังไม่ได้ทำอะไรซักพัก แต่อย่าปล่อยให้มันหยุดคุณจากการใส่ปากกากระดาษและส่งสิ่งที่ต้องประทับตรา
การใส่ที่อยู่ผู้รับและผู้ส่งไว้ในจุดที่ถูกต้องบนซองจดหมายเป็นสิ่งสำคัญ ตรวจสอบที่อยู่ของผู้รับอีกครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีที่อยู่ที่ถูกต้อง
ไม่ว่าคุณจะทำธุรกิจผ่านบริการไปรษณีย์หรือส่งจดหมายรักให้ใครสักคนคุณต้องรู้วิธีที่เหมาะสมในการจัดการกับซองจดหมาย บางครั้งคุณต้องส่งการติดต่อทางธุรกิจแบบสำเนาถาวรทางอีเมล ในขณะที่ส่งข้อความและขอบคุณบันทึกย่อทางอีเมลได้กลายเป็นที่ยอมรับมารยาทที่ดียิ่งขึ้นคือการส่งบันทึกที่เขียนด้วยลายมือ
ขั้นตอนง่าย ๆ
ในบางกรณีคุณสามารถส่งอีเมลได้ แต่มีบางครั้งที่คุณต้องการใช้วิธีการติดต่อแบบเก่า ไม่ว่าคุณจะส่งจดหมายเชิญขอบคุณบันทึกย่อหรือจดหมายคุณจะต้องรวมข้อมูลพื้นฐานบางอย่างไว้บนซองจดหมายเพื่อให้แน่ใจว่าจะถึงปลายทางในเวลาที่เหมาะสม
การพูดถึงซองจดหมายไม่ใช่เรื่องยากหากคุณเข้าใจพื้นฐานบางอย่าง USPS จำเป็นต้องทราบปลายทางรวมถึงที่มาของจดหมายในกรณีที่เกิดปัญหากับการจัดส่งและจะต้องส่งคืน
จุดประสงค์ของการมีแนวทางในการจัดการกับซองจดหมายคือการทำให้งานของพนักงานไปรษณีย์ง่ายขึ้นในการจัดเรียงและส่งจดหมาย หากคุณมีความคิดสร้างสรรค์มากเกินไปคุณจะทำให้ผู้ให้บริการช้าลงและอาจทำให้จดหมายของคุณไปยังที่อยู่ผิด โปรดบันทึกความคิดสร้างสรรค์ของคุณสำหรับสิ่งที่อยู่ภายในเพื่อประโยชน์ของ USPS
นอกจากนี้ให้แน่ใจว่าคุณเขียนอย่างชัดเจนเพื่อให้ที่อยู่ง่ายต่อการอ่าน การใช้ตัวสะกดหรือตัวอักษรตัวเอียงสามารถทำให้เครียดในสายตาของผู้ให้บริการ
หลักเกณฑ์ทั่วไปสำหรับ US Mail
เวลาส่วนใหญ่คุณสามารถย้อนกลับไปที่กฎทั่วไปที่แนะนำในการจัดการกับซองจดหมายของคุณไม่ว่าคุณจะส่งจดหมายธุรกิจหรือขอขอบคุณ ที่มุมซ้ายบนคุณจะต้องมีชื่อผู้ส่งอยู่ที่บรรทัดบนสุดที่อยู่หรือกล่องที่ทำการไปรษณีย์ในบรรทัดที่สองและเมืองรัฐและรหัสไปรษณีย์ในบรรทัดที่สาม
ในกึ่งกลางของซองจดหมายคุณควรใส่ชื่อผู้รับที่ต้องการในบรรทัดบนสุดที่อยู่ของเขาหรือเธอในบรรทัดถัดไปและเมืองรัฐและรหัสไปรษณีย์ในบรรทัดที่สาม - วิธีที่คุณจะเขียนผู้ส่ง ข้อมูล. อย่างไรก็ตามคุณอาจต้องการบรรทัดเพิ่มเติมสำหรับชื่อของ บริษัท หรือหน่วยของที่อยู่เช่นหมายเลขอพาร์ตเมนต์หรือห้องชุด
คุณจะต้องเพิ่มชื่อใด ๆ เช่น "ดร." หรือ "นางสาว" ถ้าคุณรู้ว่าผู้รับชอบที่จะพูดเช่นนี้ คุณควรทำเช่นนี้เมื่อส่งไปยังผู้สูงอายุหรือคนที่อยู่ในตำแหน่งที่มีอำนาจเพื่อแสดงความเคารพ
ในบางกรณีเช่นเมื่อผู้หญิงอยู่คนเดียวคนไม่ต้องการให้มีชื่อเต็มของพวกเขาที่ด้านนอกของซองจดหมาย คุณอาจใช้ชื่อเริ่มต้นเช่น "M. Peabody" สิ่งนี้ทำให้ชื่อเฉพาะเพศน้อยลงและอาจทำให้บุคคลรู้สึกปลอดภัยมากขึ้นในการไม่เปิดเผยชื่อ
หากผู้รับอยู่ในบ้านของบุคคลอื่นชั่วคราวหรือคุณกังวลว่า USPS อาจไม่ส่งจดหมายด้วยชื่อที่ไม่คุ้นเคยคุณอาจเพิ่มบันทึกย่อใต้ชื่อผู้รับว่าเป็นคนที่ดูแลที่อยู่นี้ ตัวอย่างเช่นคุณอาจใช้ "C / O John Smith" ในบรรทัดใต้ "Mildred Thomas"
กฎจดหมายธุรกิจ
เมื่อส่งจดหมายธุรกิจคุณจะต้องรักษามารยาทในการทำงานตลอดกระบวนการทั้งหมด เริ่มต้นด้วยหลักเกณฑ์ทั่วไปและเพิ่มข้อมูลอีกสองสามชิ้น
หลังจากชื่อผู้รับเพิ่มตำแหน่งของเขาหรือเธอเช่น "ผู้อำนวยการฝ่ายการตลาด" ลองทำสิ่งนี้ในบรรทัดเดียวกับชื่อ แต่ถ้ามีที่ว่างไม่พอคุณอาจย้ายหัวเรื่องไปยังบรรทัดถัดไป
ภายใต้นั้นให้เพิ่มชื่อ บริษัท ตามด้วยที่อยู่ตามแนวทางทั่วไปด้านบน หากคุณไม่แน่ใจในชื่อผู้รับคุณสามารถเขียน "Attn: Director of Marketing"
ส่งจดหมายไปยังการติดตั้งทางทหารในต่างประเทศ
เมื่อคุณส่งจดหมายถึงบุคคลในกองทัพที่ประจำการในต่างประเทศให้ใช้แนวทางทั่วไปเดียวกันพร้อมกับการเพิ่มเติมเล็กน้อย คุณจะต้องเพิ่มอันดับและชื่อผู้รับ หมายเลขยูนิตหรือฝูงบินควรอยู่ในบรรทัดที่สอง
บรรทัดถัดไปควรรวม APO หรือ FPO ตามตำแหน่งที่บุคคลถูกส่งไปตามด้วยตัวย่อของภูมิภาค บรรทัดสุดท้ายควรมีชื่อหรือตัวย่อของประเทศเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ เพิ่มรหัสไปรษณีย์แบบเต็มเสมอเพื่อให้แน่ใจว่ามาถึงปลายทางที่ต้องการ
กฎที่อยู่สำหรับการส่งจดหมายไปยังประเทศอื่น ๆ
กฎทั่วไปสำหรับการระบุที่อยู่ซองจดหมายสำหรับยุโรปหรือจุดหมายปลายทางในต่างประเทศอื่นนั้นคล้ายคลึงกัน เริ่มต้นด้วยชื่อและชื่อผู้รับในบรรทัดแรกตามด้วยที่อยู่ที่สองเมืองจังหวัดและรัฐด้วยรหัสไปรษณีย์ในบรรทัดถัดไป บรรทัดสุดท้ายควรมีชื่อของประเทศในตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด ใต้ที่อยู่ผู้ส่งของคุณคุณควรรวม "สหรัฐอเมริกา"