คุณทำงานให้กับ บริษัท ที่มีการประชุมบ่อย ๆ หรือไม่? คุณเคยสงสัยในสิ่งที่คุณควรจะทำอย่างไรและอะไรคือพฤติกรรมที่เหมาะสมในการชุมนุมเหล่านี้? คุณกลัวที่จะเข้าร่วมการประชุมเพราะคุณกลัวว่าคุณจะทำเงินแบบเทรนด์ที่อาจส่งผลเสียต่อตำแหน่งหรือโอกาสในการก้าวหน้าหรือไม่?
โดยทั่วไปผู้จัดการผู้นำทีมหรือผู้บริหารองค์กรขอสงวนสิทธิ์ในการเริ่มต้นการประชุมทางธุรกิจเมื่อพวกเขารู้สึกว่าต้องการ ไม่ว่าจะเป็นเหตุการณ์ที่กำหนดไว้เป็นประจำหรือเรียกเพื่อวัตถุประสงค์เฉพาะทุกคนที่เข้าร่วมควรปฏิบัติตามแนวทางมารยาททางธุรกิจที่เหมาะสม
ผู้นำ
ก่อนการประชุมเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องมีการจัดระเบียบทุกอย่างเพื่อให้คุณไม่เสียเวลาอันมีค่าของใคร คุณต้องการให้มันทำงานได้อย่างราบรื่นและตรงเวลาที่สุดเท่าที่เป็นไปได้ แต่ยังคงมีเวลาสำหรับคำถามและข้อเสนอแนะถ้าเป็นไปได้ กุญแจสำคัญคือการแสดงความเคารพต่อทุกคนที่เกี่ยวข้อง
นี่คือแนวทางที่แนะนำบางประการ:
- มีวาระการประชุมเป็นลายลักษณ์อักษรที่มีลำดับตรรกะและเวลาที่เป็นจริง หากเวลาและทรัพยากรเอื้อให้ส่งสำเนาให้ทุกคนที่จะเข้าร่วม
- ส่งคำเชิญไปยังผู้เข้าร่วมประชุมที่มีข้อมูลเฉพาะเกี่ยวกับการประชุมให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้รวมถึงสถานที่เวลาเริ่มต้นสิ่งที่ควรนำมาและเวลาสิ้นสุด
- เริ่มต้นด้วยคำทักทายที่เป็นมิตรและแจ้งให้ทุกคนทราบเมื่อไม่เป็นไรที่จะถามคำถาม
- ดื่มน้ำที่โพเดียมหรือด้านหน้าห้องแล้วจิบระหว่างหัวข้อหรือเมื่อมีคนพูด
- คุณไม่จำเป็นต้องเขียนคำต่อคำ แต่อย่างน้อยคุณควรมีสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยในบันทึกย่อของคุณ การไม่ทำเช่นนั้นอาจทำให้คุณกระโดดข้ามจากหัวข้อหนึ่งไปอีกหัวข้อหนึ่งและเสียสิ่งที่คุณต้องพูด นี่อาจทำให้คุณเสียเวลาและทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมสงสัยเกี่ยวกับประเด็นของการประชุม
- ระวังภาษากายของผู้เข้าร่วมประชุม หากคุณเห็นว่าคนสูญเสียความสนใจหยุดชั่วคราวและตรวจสอบตัวเองเพื่อให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้ทำซ้ำข้อมูลหรือใช้เวลามากเกินไปกับบางสิ่งที่ไม่เกี่ยวข้อง
- มีเกร็ดเล็กเกร็ดน้อยเพื่อให้การประชุมน่าสนใจ อย่างไรก็ตามหลีกเลี่ยงการเล่าเรื่องตลกที่ไม่เหมาะสมซึ่งมีนัยเกี่ยวกับเรื่องเพศการเหยียดเชื้อชาติหรือสิ่งอื่นใดที่อาจทำให้คนอื่นขุ่นเคือง
- อย่าขโมยความคิดของคนอื่นและเรียกพวกเขาเอง ให้เครดิตแก่ผู้อื่นเสมอสำหรับแนวคิดและงานที่ประสบความสำเร็จ
- แม้ว่ามันจะโอเคที่จะเคลื่อนไหวเล็กน้อย แต่อย่าก้าวไปข้างหน้าห้อง ทำให้คุณดูประหม่า
- ในช่วงคำถามและคำตอบให้อยู่ในความเงียบจนกว่าคนที่ขอให้เสร็จก่อนที่จะตอบ หากคุณไม่เข้าใจคำถามให้ขอให้เขาทำซ้ำหรืออธิบายคำถามเพิ่มเติม
- หากมีคนโกรธหรือเป็นปฏิปักษ์ก็ควรรักษาความใจเย็นไว้และขอให้เขาคุยเรื่องนี้กับคุณในภายหลัง
- สิ้นสุดการประชุมก่อนถ้าเป็นไปได้ จะดีกว่าที่จะสั้นกว่าเสียความสนใจของผู้เข้าร่วม
ผู้เข้าร่วมประชุม
ทุกคนที่ถูกเรียกประชุมควรเข้าร่วมเว้นแต่ว่าสถานการณ์ไม่เอื้ออำนวย หากคุณรู้เกี่ยวกับการประชุมล่วงหน้าพิจารณาใช้เวลาพิเศษกับกรูมมิ่งส่วนตัวของคุณเพื่อแสดงความเคารพต่อหัวหน้างานที่เข้าร่วม แต่งตัวให้เหมาะสมกับระดับธุรกิจ
เคล็ดลับมารยาทการประชุม:
- หากคุณถูกขอให้ส่งข้อความยืนยันให้ทำทันทีที่คุณเข้าสู่การประชุมในปฏิทินของคุณ
- แสดงตรงเวลา ไปที่นั่นก่อนไม่กี่นาทีถ้าเป็นไปได้
- ตรวจสอบโทรศัพท์มือถือของคุณและตรวจสอบว่ามันเงียบหรือปิดอยู่ คุณไม่ควรส่งข้อความตัวอักษรระหว่างการประชุมเว้นแต่หัวหน้าจะขอให้คุณระบุบุคคลใดบุคคลหนึ่ง
- หากเสิร์ฟเครื่องดื่มจะยอมรับได้ อย่างไรก็ตามเว้นเสียแต่ว่าคนอื่นกำลังกินอาหารให้รอจนกระทั่งหลังการประชุมเสร็จสิ้นเพื่อรับอาหารว่าง
- หากเป็นการประชุมกลางวันให้นำอาหารของคุณไปที่โต๊ะแล้วกินอย่างเงียบ ๆ เท่าที่จะทำได้และไม่เรียกร้องความสนใจกับตัวเอง
- อย่าแชทหรือแลกเปลี่ยนบันทึกย่อกับผู้เข้าร่วมคนอื่น ๆ นี่เป็นสิ่งที่ก่อกวนและสามารถสร้างความประทับใจว่าคุณไม่ได้ทำงานหนักพอที่จะใส่ใจกับสิ่งที่กำลังพูดถึง
- หากคุณถูกเรียกให้ตอบคำถามให้ตรงที่สุด เมื่อคุณไม่รู้คำตอบขอโทษและซื่อสัตย์ ไม่มีคำตอบที่ดีไปกว่าคำตอบที่ผิด
- หลังการประชุมขอบคุณผู้พูด
- อย่าอวดอ้างในห้องประชุมนานเกินความจำเป็น การออกไปเที่ยวจะทำให้คุณว่างและคุณไม่ต้องการให้หัวหน้าคิดว่าคุณกำลังใช้การประชุมเพื่อหลบเลี่ยงหน้าที่ของคุณ
การประชุมในร้านอาหาร
บางครั้งมีการเรียกประชุมกลางวันและอาจจัดขึ้นที่ร้านอาหาร แม้ว่านี่จะไม่ได้อยู่ในสำนักงานก็ตามอย่าลืมว่าคุณยังทำงานอยู่
เคล็ดลับการประชุมเพิ่มเติมสำหรับการประชุมร้านอาหาร:
- อย่าลืมมารยาทบนโต๊ะอาหารของคุณ
- จัดการกับความผิดพลาดของมื้ออาหารด้วยพระคุณและมารยาทที่ดี
- ใช้อุปกรณ์ที่เหมาะสม หากมีข้อสงสัยว่าแต่ละเส้นทางแยกกันให้ติดตามผู้ที่นำการประชุม
- หากคุณอยู่ที่ร้านอาหารบุฟเฟ่ต์รู้มารยาทที่เหมาะสมในการช่วยเหลือตัวเอง
- ปฏิบัติตามแนวทางที่เหมาะสมสำหรับการกินอาหารที่มีนิ้ว