ใครที่ควรแจ้งเมื่อย้ายสำนักงานหรือธุรกิจ

การย้ายสำนักงานมีความซับซ้อน ด้วยหลายสิ่งที่ต้องทำมันง่ายที่จะมองข้ามสิ่งเล็ก ๆ แต่สำคัญมาก เพื่อให้สำนักงานของคุณเดินหน้าต่อไปให้ใช้คู่มือรายการตรวจสอบต่อไปนี้เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีสิ่งใดถูกเลิกทำ

นอกจากนี้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีรายการตรวจสอบของงานสำคัญเพื่อช่วยย้ายสำนักงานของคุณ

ลูกค้าและลูกค้า

เป็นความคิดที่ดีที่จะให้ลูกค้าของคุณทราบเกี่ยวกับการเคลื่อนไหวก่อนโดยเฉพาะอย่างยิ่งอย่างน้อยหนึ่งเดือนก่อนที่จะเกิดการย้าย ให้ข้อมูลเกี่ยวกับตำแหน่งใหม่ไม่ว่าจะโดยการส่งจดหมายทางการหรืออีเมลพร้อมแผนที่แนบหรือทุกคนในฐานข้อมูล บริษัท ของคุณ หรือในกรณีของร้านค้าปลีกให้วางแผนที่และสัญลักษณ์การแจ้งเตือนที่ประตูหน้าและมอบใบปลิวขนาดเล็กในการซื้อแต่ละครั้ง โพสต์ข้อมูลบนหน้าเว็บของคุณพร้อมคำแนะนำที่ง่ายต่อการติดตามและรายละเอียดใด ๆ ที่จะทำให้ลูกค้าของคุณกลับมา ซึ่งอาจรวมถึงการขาย "ย้ายเข้า" หรืองานเปิดอย่างเป็นทางการ

คุณควรแจ้งให้ลูกค้าของคุณทราบด้วยว่าคุณจะปิดตัวลงในระหว่างการย้ายหรือลดชั่วโมง นี่จะเป็นการแจ้งเตือนที่สำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าลูกค้าจะไม่ผิดหวังหากประตูของคุณถูกล็อค การรู้ล่วงหน้าว่าคุณจะเปิดให้บริการทางธุรกิจจะช่วยให้คุณประหยัดเวลาในการโทรศัพท์จากลูกค้าของคุณและป้องกันไม่ให้พวกเขาไปที่คู่แข่งเพื่อรับบริการ กล่าวอีกนัยหนึ่งให้ลูกค้าของคุณทราบแผนการบริการซ่อมบำรุงในช่วงเปลี่ยนผ่าน

ผู้ให้บริการผู้ขายและหน่วยงานราชการ

แจ้งบริการและผู้ขายที่ บริษัท ของคุณใช้เป็นประจำ มันอาจรวมถึงเครื่องพิมพ์, courier, ร้านจำหน่ายอุปกรณ์สำนักงานหรือผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ต

ธนาคารและประกันภัย

ธนาคารจะต้องแจ้งให้ทราบล่วงหน้า คุณจะต้องเปลี่ยนที่อยู่ในการตรวจสอบ บริษัท จากนั้นให้พิมพ์เช็คแจ้ง บริษัท บัตรเครดิตและสถาบันการเงินหรือผู้ให้บริการอื่น ๆ คุณอาจตัดสินใจว่า บริษัท ของคุณจะได้รับประโยชน์จากการโอนบัญชีธุรกิจจากธนาคารหนึ่งไปยังอีกธนาคารหนึ่งหรือจากสาขาหนึ่งไปยังอีกสาขาหนึ่ง พูดคุยกับตัวแทนธนาคารของคุณเกี่ยวกับบริการที่มีอยู่ในพื้นที่ / พื้นที่ใกล้เคียงใหม่

บริษัท ประกันภัยต้องแจ้งให้ทราบล่วงหน้าด้วย พวกเขาจะต้องประเมินพื้นที่ใหม่และให้ประมาณการใหม่หากมี นี่เป็นเวลาที่ดีในการพูดคุยกับ บริษัท ประกันของคุณเกี่ยวกับการประกันภัยการเคลื่อนย้ายและสิ่งที่คุณต้องมีเพื่อให้แน่ใจว่าสำนักงานของคุณได้รับการคุ้มครอง

เปลี่ยนข้อความโทรศัพท์ที่เข้ามา

นอกเหนือจากการอัปเดตข้อมูล บริษัท และสื่อการตลาดแล้วยังมีวิธีอื่น ๆ ที่คุณสามารถมั่นใจได้ว่าสาธารณชนจะได้รับรู้ถึงการก้าวไปข้างหน้า เพิ่มการแจ้งเตือนไปยังเครื่องตอบรับอัตโนมัติ / บริการฝากข้อความเสียงซึ่งระบุวันที่ย้ายสถานที่ที่คุณกำลังจะย้ายไปและวิธีนี้อาจส่งผลกระทบต่อบริการ นอกจากนี้ยังให้ข้อมูลติดต่อสำหรับลูกค้าที่อาจมีข้อกังวล

ให้พนักงานเปลี่ยนสายวอยซ์เมล์ของสำนักงานโดยตรงด้วยข้อมูลเกี่ยวกับการย้ายและที่อยู่ใหม่ อีกครั้งเป็นวิธีง่าย ๆ ในการเตือนผู้ติดต่อของการย้ายและแจ้งผู้ที่ไม่ได้อยู่ในฐานข้อมูลผู้ติดต่อของการเปลี่ยนแปลง

เปลี่ยนลายเซ็นของคุณ

การเพิ่มการแจ้งเตือนในบรรทัดลายเซ็นอีเมลสำหรับพนักงานทุกคนทำให้มั่นใจได้ว่าอีเมลทุกฉบับที่ส่งออกไปจะเตือนผู้รับของการย้ายที่กำลังจะมาถึง นี่เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการเข้าถึงบุคคลที่ไม่ได้อยู่ในรายชื่อผู้ติดต่อของ บริษัท

แสตมป์จดหมายติดต่อขาออก

ซื้อตราประทับสีแดงที่ระบุ“ หมายเหตุที่อยู่ใหม่”; สามารถซื้อแสตมป์ได้ที่ร้านจำหน่ายอุปกรณ์สำนักงาน ประทับตราหัวจดหมายที่อัปเดตเพื่อให้แน่ใจว่าผู้รับทราบการเปลี่ยนแปลงที่อยู่ โปรดทราบว่าขั้นตอนการแจ้งเตือนนี้อาจใช้ไม่ได้จนกว่าหลังจากการย้ายเสร็จสมบูรณ์

โทรศัพท์

นี่ควรเป็นยูทิลิตี้แรกที่คุณติดต่อเกี่ยวกับการเคลื่อนไหวของคุณ คุณต้องการให้แน่ใจว่าธุรกิจของคุณยังคงเปิดอยู่ในระหว่างการย้ายหรือว่ามีการหยุดชะงักน้อยที่สุด แจ้งให้ บริษัท โทรศัพท์ทราบเมื่อมีการเคลื่อนย้ายและขอให้ติดตั้งโทรศัพท์และพร้อมใช้งานในสถานที่ใหม่ก่อนวันเดินทางของคุณเพียงเพื่อให้แน่ใจว่าระบบพร้อมใช้งานในวันที่ย้ายเข้าของคุณ

ขอให้ บริษัท ติดตั้งระบบการโทรไปข้างหน้าอย่างมีประสิทธิภาพในวันที่คุณเดินทาง หาก บริษัท ของคุณกำลังเปลี่ยนหมายเลขโทรศัพท์ขอให้เพิ่มคำแนะนำในหมายเลขเดิมเพื่อแจ้งให้ผู้โทรทราบว่าหมายเลขโทรศัพท์นั้นเปลี่ยนไป เมื่อคุณย้ายแล้วคุณควรโทรไปยังหมายเลขเดิมของคุณเพื่อให้แน่ใจว่ามีการให้บริการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าหมายเลขธุรกิจและที่อยู่ใหม่ของคุณได้รับการอัปเดตในสมุดโทรศัพท์และไดเรกทอรีถัดไป

บัญชีที่ทำการไปรษณีย์อีเมลและโซเชียลมีเดีย

แจ้งที่ทำการไปรษณีย์ของการย้ายของคุณและจัดให้มีการส่งต่อจดหมายสองสามเดือนหลังจากการย้าย ตามที่ระบุไว้ก่อนหน้านี้เพิ่มการแจ้งการย้ายไปยังบรรทัดลายเซ็นพนักงานก่อนการย้ายและติดตามการย้ายเช่นกัน การย้ายลายเซ็นควรแจ้งให้ผู้รับทราบการเปลี่ยนแปลงที่อยู่และข้อมูลการติดต่อ

นอกจากนี้ บริษัท จัดส่งทั่วไปที่รับและส่งควรจะได้รับแจ้งเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่อยู่และการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ในการให้บริการ