10 กฎของมารยาทอีเมลที่เหมาะสม

คุณเคยได้รับอีเมลที่ทำให้คุณสงสัยเกี่ยวกับบุคคลที่ส่งหรือไม่ หรือแย่กว่านั้นคุณเคยส่งอีเมลที่คุณเสียใจในภายหลังหรือไม่? เมื่อสิ้นสุดการรับอีเมลที่ไม่ดีสามารถทำให้คุณส่ายหัวและพยายามคิดว่าคนอื่นกำลังคิดอะไรบนโลกใบนี้ การเป็นคนที่ส่งมานั้นสามารถทำลายวันที่ยอดเยี่ยมเป็นอย่างอื่นได้

ความเร็วในการบีบอัดอีเมล์ทำให้วิธีการสื่อสารเป็นที่ต้องการ ไม่ว่าคุณจะส่งอีเมลส่วนตัวหรือธุรกิจการปฏิบัติตามมารยาทที่เหมาะสมเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อป้องกันการสื่อสารผิดพลาดหรือความรู้สึกที่ยากลำบาก

ปฏิบัติตามกฎทองโดยปฏิบัติต่อผู้รับตามที่คุณต้องการได้รับการปฏิบัติ ก่อนที่คุณจะคลิก“ ส่ง” อีเมลใด ๆ จะใช้เวลาสักครู่และให้การอ่านเป็นพิเศษ การใช้อีเมลอย่างมีประสิทธิภาพจะช่วยให้คุณมีมุมมองเชิงบวกกับหัวหน้างานของคุณและอาจมอบความได้เปรียบเมื่อถึงเวลาสำหรับการโปรโมต

• อย่าถือว่าความเป็นส่วนตัว

  

  โปรดทราบว่า บริษัท และอีเมลส่วนตัวของคุณอาจไม่เป็นส่วนตัว บริษัท ของคุณมีสิทธิ์ที่จะอ่านสิ่งใดก็ตามที่ส่งมาจากสำนักงานดังนั้นอย่าเขียนและส่งข้อมูลส่วนตัวหรือข้อมูลที่ละเอียดอ่อนจากการทำงาน อีเมลส่วนบุคคลจากที่บ้านอาจถูกส่งต่อดังนั้นอย่าเขียนอะไรที่อาจทำให้เกิดปัญหาหากพบคนผิด

• หลีกเลี่ยงความคิดเห็นที่ไม่เหมาะสม

  

  หลีกเลี่ยงความคิดเห็นที่ไม่เหมาะสมในอีเมลของคุณ ซึ่งรวมถึงคำพูดเหยียดผิวผู้หญิงหรือเรื่องเชิงลบเกี่ยวกับบุคคลหรือ บริษัท อื่น หากคุณได้รับอีเมลที่ไม่เหมาะสมอย่าตอบกลับหรือส่งต่อให้กับทุกคน อย่าใช้อีเมลเพื่อพูดอะไรที่เข้าใจผิดหรือตีความผิดหากกลับไปหาเจ้านายของคุณ

• อย่าตะโกน

  

  โปรดจำไว้ว่าเมื่อคุณพิมพ์ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดอีเมลของคุณจะมาถึงอย่างตะโกน บางคนคิดว่ามันทำให้การอ่านข้อความง่ายขึ้น แต่นั่นไม่ใช่กรณี ใช้แบบอักษรที่มองเห็นได้ง่ายเมื่ออ่านด้วยตัวอักษรตัวพิมพ์เล็ก

• แก้ไขข้อความของคุณ

  

  แก้ไขอีเมลของคุณก่อนที่จะส่ง ใช้เครื่องตรวจตัวสะกดและอ่านอีเมลธุรกิจทั้งหมดเพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีไวยากรณ์ที่ถูกต้อง คุณต้องการที่จะนำเสนอตัวเองเป็นมืออาชีพในการติดต่อทั้งหมด ตรวจสอบอีเมลส่วนตัวหลังจากที่คุณเขียนเสร็จเพื่อให้แน่ใจว่าได้รับจุดที่ตั้งใจไว้ การดร็อปหรือเพิ่มคำเดียวสามารถเปลี่ยนความหมายของประโยคได้

• ตอบกลับด้วยความระมัดระวัง

  

  รู้วิธีที่เหมาะสมในการตอบกลับอีเมลที่คุณได้รับ ให้ความสนใจกับผู้ส่งและผู้อื่นในฟิลด์“ ถึง” และ“ cc” ตอบกลับโดยเร็วที่สุดแทนที่จะปล่อยให้โฟลเดอร์ "บันทึก" ของคุณรกเกินไป

  หลีกเลี่ยงการกระตุ้นให้กด“ ตอบทั้งหมด” ก่อนที่จะดูว่าใครอยู่ในรายการส่วนหัว คำตอบของคุณอาจทำให้ผู้อื่นสับสนในรายการหรือคุณอาจเลิกส่งข้อมูลที่ไม่จำเป็นไปยังคนที่คุณไม่รู้จัก ครั้งเดียวที่คุณควรคลิก“ ตอบกลับทั้งหมด” คือถ้าคุณแน่ใจว่าทุกคนต้องการข้อมูลที่คุณกำลังส่ง

• รู้จักเครื่องมืออีเมลของคุณ

  

  รู้จักเครื่องมือและประเภทของอีเมล ซึ่งรวมถึง“ ถึง, ”“ cc, ”“ bcc, ” และหัวเรื่อง ผู้รับหลักควรอยู่ในช่อง“ ถึง” เมื่อคุณต้องการคัดลอกใครสักคนโดยปกติแล้วคุณจะเพิ่มบุคคลนั้นในฟิลด์สำเนาถึงหรือสำเนาถึง หากมีคนต้องการคัดลอกโดยไม่มีคนอื่นในรายการที่ได้รับอีเมลของเขาหรือเธอใช้“ สำเนาลับถึง” หรือสำเนาลับ คัดลอกเฉพาะผู้ที่ต้องการทราบข้อมูลที่คุณส่ง

  
  
  ไม่ส่งต่ออีเมลลูกโซ่ให้ใคร สิ่งเหล่านี้อาจยุ่งยากและทำให้กล่องอีเมลของผู้คนอุดตันจนเกิดความรำคาญ คุณไม่ต้องการเป็นคนที่ส่งต่อข้อความที่อาจจะใช่หรือไม่ใช่จริงก็ได้

  คุณควรกรอกหัวเรื่องสำหรับอีเมลที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจเสมอและเป็นที่ต้องการในอีเมลส่วนตัว รักษาหัวเรื่องให้สั้นที่สุดเท่าที่จะทำได้และมีเพียงหนึ่งหัวข้อต่อการส่งจดหมาย

• ทำให้สั้น

  

  คนส่วนใหญ่ชอบอีเมลสั้น ๆ มากกว่าข้อความยาว ๆ หากเป็นไปได้ให้ระบุจุดของคุณในประโยคที่สอง สำหรับข้อความที่ยาวขึ้นให้เริ่มด้วยย่อหน้าแนะนำเพื่อให้ผู้คนรู้พื้นฐาน หากคุณมีหัวข้อมากกว่าหนึ่งหัวข้อให้แบ่งข้อความของคุณเป็นมากกว่าหนึ่งหัวข้อโดยมีหนึ่งหัวข้อต่อหนึ่งอีเมล

• ดูน้ำเสียงของคุณ

  

  รักษาเสียงในเชิงบวกในการสื่อสารทางอีเมลของคุณ โปรดจำไว้ว่าคำพูดที่น่ารังเกียจอาจพบว่ามีใจกล้ามากกว่าตลก

  บันทึกอารมณ์ขันประชดประชันเพื่อการสื่อสารด้วยเสียงเพื่อให้ผู้อื่นได้ยินเสียงของคุณ ซึ่งรวมถึงความโกรธ คุณควรหลีกเลี่ยงการส่งอีเมลที่โกรธเคืองหรือคุณอาจเสี่ยงต่อการที่คุณทำงานหรือมีความกังวล

• ใช้การตั้งค่าสถานะความสำคัญด้วยความรอบคอบ

  

  หากคุณมีการตั้งค่าสถานะที่มีลำดับความสำคัญสูงให้ใช้เมื่อจำเป็นเท่านั้น การใช้งานมากเกินไปในที่สุดจะมีผลตรงกันข้ามที่คุณต้องการและส่งอีเมลของคุณไปที่ด้านล่างของรายการลำดับความสำคัญสำหรับผู้รับ

• เซ็นชื่อของคุณ

  

  อย่าลืมลงชื่ออีเมลของคุณ ผู้รับอาจรำคาญถ้าพวกเขาต้องเลื่อนขึ้นเพื่อคิดออกว่าใครส่งข้อความถึงพวกเขา หากคุณคาดว่าจะมีการตอบกลับทางโทรศัพท์อย่าลืมใส่หมายเลขแม้ว่าคุณจะรู้ว่าบุคคลนั้นมีอยู่ในไฟล์ วัตถุประสงค์ของอีเมลคือเพื่อประหยัดเวลาและการหยุดสิ่งที่เขาหรือเธอกำลังทำอยู่จะทำให้ทุกอย่างช้าลง หากคุณมีลายเซ็นให้อัพเดตด้วยที่อยู่อีเมลและหมายเลขโทรศัพท์ที่ถูกต้อง